Membangun TRUST dalam Ekosistem Pengadaan

Membangun TRUST dalam Ekosistem Pengadaan

Oleh Sonny Sumarsono

Ketua Umum DPP IAPI

Managing Partner, adw consulting

Ekosistem Pengadaan Barang/Jasa

Kegiatan pengadaan barang/jasa terdapat di semua organisasi baik di instansi pemerintahan maupun swasta, baik di perusahaan nasional maupun multinasional. Dengan berkembangnya strategi organisasi kembali ke fungsi/bisnis inti, maka semakin banyak kegiatan yang ‘diserahkan ke ahlinya’ melalui mekanisme pengadaan barang/jasa kepada pihak ketiga.

Pengadaan barang/jasa pemerintah semakin hari semakin meningkat, baik dari sisi nilai, jumlah paket pengadaan, maupun dari kompeksitas kebutuhan barang/jasa itu sendiri. Betapa tidak, APBN dan APBD semakin tahun semakin bertambah nilainya, bahkan beberapa tahun terakhir kebutuhan pengadaan di sektor konstruksi, kesehatan maupun sektor pendidikan semakin meningkat baik dari 2 sisi volume maupun kualitas barang/jasa yang diperlukan. Mandat dalam Perpres 16/2018 yang mengedepankan Value for Money dalam kegiatan pengadaan barang/jasa menuntut instansi pemerintah tidak hanya fokus pada pencarian harga terendah dalam proses tender namun juga harus memperhatikan faktor kualitas, waktu pengiriman barang atau penyelesaian pekerjaan dan tingkat layanan yang diperlukan. Di sini terlihat jelas bahwa target penciptaan nilai/value dari kegiatan pengadaan tidak mungkin hanya diselesaikan oleh Pokja Pengadaan di UKPBJ tetapi juga memerlukan kontribusi positif dari banyak pihak seperti Pengguna Barang/Jasa, PA/KPA, PPK, PPHP, bahkan dari Penyedia Barang/Jasa. Lebih jauh lagi, kondisi perekonomian, tingkat persaingan di antara Penyedia Barang/Jasa, aspek penegakan hukum, dan keselarasan beberapa kebijakan terkait pengadaan juga akan mempengaruhi penciptaan nilai dalam pengadaan dalam rangka mencapai Best Value for Money. Semua hal ini membawa fungsi pengadaan barang/jasa sebagai layaknya sebuah ekosistem.

Apa itu Ekosistem? Menurut Wikipedia, ekosistem adalah sebuah komunitas yang terdiri dari beberapa organisme hidup yang memiliki saling kebergantungan satu dan lainnya, serta dipengaruhi oleh beberapa faktor pendukung seperti lingkungan hidup, cuaca, dsb. Komunitas hidup (biotic) dari ekosistem membangun siklus makanan dan siklus energi yang sangat dipengaruhi oleh faktor pendukung (abiotic).

Kegiatan pengadaan barang/jasa ternyata juga membentuk kondisi layaknya sebuah ekosistem, dengan rantai pengikat pada arus barang/jasa, arus uang, dan arus informasi

Mari kita analisis kegiatan pengadaan barang/jasa menggunakan gambar di atas, dimana ada tiga kelompok yang akan membentuk komunitas pengadaan yaitu Penyedia, Pelaksana Pengadaan (Pokja/PPK/PPHP), dan Pengguna Barang/Jasa. Ketiga pihak tersebut adalah elemen biotic dalam POKJA PPK PPHP PENYEDIA PENGGUNA B/J ARUS BARANG / JASA ARUS UANG ARUS INFORMASI 3 ekosistem pengadaan. Komunitas pengadaan ini paling tidak akan mengelola tiga pergerakan, yaitu arus barang/jasa (panah hijau), arus uang (panah merah), dan arus informasi (panah coklat).

Arus barang/jasa bergerak dari Penyedia lalu dikirimkan ke Pelaksana Pengadaan lalu diserahkan kepada Pengguna Barang/Jasa. Sebaliknya, arus uang akan bergerak dari arah yang berlawanan, yaitu dari Pengguna Barang/Jasa yang memiliki anggaran lalu dikirim kepada Pelaksana Pengadaan untuk dikelola dan selanjutnya dibayarkan kepada Penyedia. Arus barang/jasa akan dipengaruhi oleh kondisi pasar (supply & demand), peraturan pengadaan, peraturan penerimaan barang, peraturan pengelolaan aset, dsb. Begitu pula arus uang akan dipengaruhi oleh kinerja pengiriman barang/penyelesaian pekerjaan, arus kas di Pengguna Barang/Jasa, peraturan pembayaran, peraturan penganggaran, dsb. Dalam ekosistem pengadaan,  kondisi pasar, peraturan-peraturan terkait, ketersediaan kas, kondisi perekonomian, dsb. adalah bagian dari faktor pendukung (abiotic) proses pengadaan barang/jasa. Kita melihat bahwa aliran barang/jasa dan aliran uang akan terjadi melalui pertukaran informasi / arus informasi, seperti informasi kapan barang/jasa diperlukan, seberapa banyak diperlukan, informasi ketersediaan barang/jasa di pasar, informasi kemampuan penyedia, informasi ketersediaan anggaran, dan sebagainya.

Agar tercipta arus barang/jasa serta arus uang yang paling efektif dan efisien, maka diperlukan arus informasi yang berkualitas. Jika tercipta arus informasi yang berkualitas maka akan didapatkan harga barang yang baik, kualitas barang/jasa yang baik, barang/jasa diterima saat diperlukan (tidak terlambat dan tidak terlalu cepat yang berakibat penumpukan barang), proses pembayaran ke penyedia juga berjalan cepat, sehingga secara keseluruhan para pihak dalam komunitas pengadaan akan mendapatkan manfaat (value). Kondisi ini menggambarkan bagaimana value for money tercipta melalui proses pengadaan barang/jasa.

Namun jika arus informasi kurang baik dan kurang berkualitas, maka bisa tercipta kondisi dimana barang/jasa dibeli dengan harga yang premium karena pengadaannya mendadak dan sulit mendapatkan penyedia yang dapat memenuhi permintaan. Bahkan karena kualitas spesifikasi barang/jasa bisa menyebabkan proses serah terima barang kurang lancar yang menyebabkan penyedia barang kerja ulang, pengguna terlambat menerima hasil pekerjaan sehingga pemanfaatannya juga tertunda. Di sisi lain penyedia bisa mengalami kerugian sehingga untuk mempertahankan eksistensinya penyedia berpotensi menurunkan tingkat kualitas barang/hasil pekerjaan. Kondisi ini adalah gambaran pengadaan dengan arus informasi yang kurang baik yang berdampak pada tidak terciptanya manfaat (value) di para pihak dalam pengadaan barang/jasa.

Dari analisis di atas terlihat bahwa kualitas arus informasi sangat mempengaruhi bagaimana pengadaan barang/jasa dapat menciptakan value for money. Peningkatan kualitas arus informasi dapat dilakukan di antaranya dengan memperbaiki proses perencanaan, termasuk perencanaan pengadaan, perencanaan anggaran, perencanaan kontrak, dan perencanaan pembayaran. Selain itu kualitas arus informasi juga dapat ditingkatkan jika berbagai faktor pendukung (abiotic) dalam ekosistem pengadaan dapat ditingkatkan efektifitasnya. Sebagai contoh, jika peraturan dibuat sektoral oleh masing-masing pihak dan hanya fokus untuk memenuhi kebutuhan kelompoknya maka akan terjadi adanya beberapa peraturan yang tidak sinkron dan menyulitkan terciptanya arus informasi yang baik. Ketidakselarasan peraturan anggaran, peraturan pengadaan dan peraturan pengelolaan aset akan menyulitkan terciptanya value for money dalam kegiatan pengadaan.

Pentingnya Membangun Trust dalam Ekosistem Pengadaan

Ada hal yang sangat penting dalam faktor pendukung ekosistem (abiotic) pengadaan, yang memberikan dampak positif maupun negatif sangat besar, yaitu ‘Trust’. Yang dimaksud dengan Trust di sini adalah rasa saling percaya yang terbangun antara para pihak dalam komunitas pelaku pengadaan barang/jasa.

Jika Trust belum terbentuk di antara pelaku pengadaan, maka masing-masing pihak akan melindungi diri dan tidak mempedulikan pihak lain. Akibatnya arus barang/jasa dalam ekosistem pengadaan akan terkendala, begitu pula arus uang akan cenderung terhambat karena banyaknya kegiatan verifikasi. Arus informasi masih sangat terbatas, bahkan jika ada pun kualitas informasinya kurang akurat. Atmosfir kegiatan pengadaan barang/jasa menjadi kurang kondusif karena banyak rasa saling curiga dan proteksi yang berlebihan karena pengalaman masa lalu yang kurang baik. Di situasi seperti ini penyedia yang berkinerja baik kurang banyak diapresiasi karena kebijakan yang ada didominasi untuk terhindar dari penyedia yang kurang baik.

Situasi menjadi sangat berbeda jika sudah terbangun Trust di antara para pihak dalam ekosistem pengadaan barang/jasa. Tatakelola pengadaan yang baik dan efektif akan meningkatkan rasa percaya diri para pihak yang terlibat dan dapat mempercepat proses dalam arus barang/jasa maupun arus uang. Akibatnya produktifitas para pihak dalam kegiatan pengadaan barang/jasa meningkat dan kegiatan jual beli menjadi sangat efisien. Di situasi seperti ini penyedia barang/jasa yang berkualitas akan dihargai sementara mereka yang berkinerja rendah akan sulit berkembang.

Selama ini kita meyakini bahwa Hasil adalah buah karya dari Strategi dikalikan dengan Eksekusi. Namun ternyata ada faktor yang tidak terlihat yaitu Trust. Formula yang lebih akurat adalah:

Hasil = (Strategi x Eksekusi) x Trust

Betapapun hebat strategi dan eksekusi dalam pengadaan, namun jika tidak terbangun Trust dalam ekosistem pengadaan, maka hasilnya tetap akan kurang baik.

Masalah fraud dan integritas menjadi faktor penting dalam Trust di ekosistem pengadaan barang/jasa. Sehingga tidak heran jika membangun Trust itu sulit dan memerlukan waktu yang lama, sementara menghancurkan Trust itu sangat mudah bahkan melalui kejadian sederhana. Oleh sebab itu sangat penting untuk dilakukan upaya dan inisiatif membangun Trust yang berkelanjutan dalam ekosistem pengadaan. Trust yang sudah terbangun juga harus terus ‘dipupuk’ sehingga membangun budaya yang lebih langgeng di sebuah organisasi.

Upaya membangun Trust dalam ekosistem pengadaan dapat dilakukan dalam lima tingkatan.

 

Tingkatan pertama

Adalah membangun Trust di tingkat individu, yaitu membangun individu pelaksana pengadaan barang/jasa yang kredibel. Di tingkat ini, kredibilitas pelaksana dapat ditingkatkan dengan :

Memperbaiki integritas dan kejujuran dalam bertindak sebagai akar dari kredibilitas. Membangun tujuan/niat yang baik melalui motivasi, maksud dan perilaku yang positif. Membangun kapabilitas individu melalui TASKS (Talents, Attitude, Skills, Knowledge, & Style). Konsisten dalam memberikan Hasil, yang dibuktikan dengan kinerja masa lalu, masa kini dan perkiraan kinerja yang baik di masa depan. Tingkatan kedua

Adalah membangun kepercayaan dalam berinteraksi (Relationship Trust), yaitu membangun Trust saat terjadi interaksi antar pelaku dalam ekosistem pengadaan melalui pembangunan Karakter seperti berbicara sesuai fakta, tidak ada benturan kepentingan, transparan, memiliki komitmen; dan pengembangan Kompetensi seperti selalu menunjukan hasil, melakukan perbaikan berkelanjutan, melakukan klarifikasi, menyelesaikan masalah dan bertanggung jawab atas peran yang ditugaskan.

Tingkatan ketiga

Adalah membangun kepercayaan dalam organisasi (Organizational Trust). Kita sering menemukan atmosfir organisasi yang ‘low trust’ – seperti staf yang memanipulasi fakta, menyembunyikan informasi, menolak ide baru dan menutupi adanya kesalahan. Namun tidak sedikit pula ditemukan atmosfir organisasi dimana ditemukan keterbukaan informasi, saling toleransi dan menerima kesalahan untuk diperbaiki, menghargai inovasi dan perubahan menuju perbaikan. Dalam konteks pengadaan barang/jasa, di organisasi yang memiliki level of trust tinggi akan memudahkan bagian pengadaan berkolaborasi dengan pengguna, pengelola keuangan maupun bagian yang mengelola aspek hukum dan kontrak. Bagian pemeriksa / audit berperan sebagai konsultan internal dan bukan sebagai pihak yang selalu mencari kesalahan.

Tingkatan keempat

Adalah kepercayaan pasar (Market Trust), yang direpresentasikan oleh merek dagang dan reputasi. Reputasi menjadi sangat penting bagi semua organisasi, baik instansi pemerintah maupun organisasi swasta, bahkan organisasi non-profit. Instasi pemerintah yang bereputasi baik akan lebih mudah mendapatkan persetujuan program kerja dan anggaran, perusahaan swasta yang bereputasi baik akan lebih mudah melakukan pengembangan bisnis, organisasi nonprofit yang bereputasi baik akan lebih mudah melakukan penggalangan dana. Ini adalah contoh bahwa reputasi baik akan membangun Trust, mempercepat proses dan menurunkan biaya. Dalam konteks pengadaan barang/jasa maka Market Trust akan membuat proses pengadaan barang/jasa menjadi lebih sederhana karena sudah terbangun sistem informasi yang dapat dipercaya dan dapat memudahkan proses seleksi produk, penyedia dan menselaraskan dengan kebutuhan pengguna.

Tingkatan kelima

Adalah kepercayaan masyarakat (Society Trust), yaitu situasi dimana masyarakat di dalamnya saling berlomba untuk berkontribusi membangun komunitas. Dalam konteks pengadaan barang/jasa, para pihak baik instansi pemerintah, penyedia, asosiasi profesi, aparat penegak hukum, dunia pendidikan bahkan DPR bergandeng tangan dan mengkontribusikan sesuatu untuk kondisi ekosistem pengadaan yang lebih baik dan bukan melakukan penghancuran ekosistem untuk kepentingan golongannya saja.

Penutup

Jika kita mengakui bahwa kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah dengan porsi APBN dan APBD yang besar memiliki dampak yang besar bagi perekonomian bahkan kesejahteraan masyarakat, maka melihat pengadaan barang/jasa sebagaimana layaknya sebuah ekosistem menjadi sebuah keniscayaan. Sebuah ekosistem pengadaan yang baik tidak akan tercipta tanpa adanya Trust. Membangun Trust dalam ekosistem pengadaan adalah tipping point dalam upaya menciptakan Best Value for Money.